Sistema Institucional de Archivos

¿Qué es y cuáles son sus objetivos?

El Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Informacion y Proteccion de Datos Personales de Quintana Roo (SIA) es el conjunto de estructuras, funciones, registros y procedimiento relacionados con la organización, administracion, reproduccion, valoracion, conservacion y disposicion final de cualquier información. A Través de la función de sus componentes normativos, operativos y estratégicos en cada etapa del ciclo esencial  del documento.

Los objetivos del Sistema, son:

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• Organizar y conservar los archivos del Instituto de acuerdo con una estructura lógica, bajo estándares archivísticos que permitan el acceso, la organización, la guarda y custodia de archivos que contienen información de acceso restringido, y en su caso, la apertura pública de expedientes, de conformidad con lo previsto en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

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• Fomentar la homogeneización metodológica de la función archivística.

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• Innovar continuamente los procesos archivísticos observando las mejores prácticas de la materia.

¿Cómo opera el SIA?

I. Unidad Normativa:

  1. Área coordinadora de archivos, y
  2. Comité de transparencia.

II. Unidad Operativas:

  1. Correspondencia u oficialía de partes;
  2. Responsable del Archivo de trámite;
  3. Responsable del Archivo de concentración, y
  4. Responsable del Archivo histórico, en su caso

Archivo de trámite

Documento de uso cotidiano y obligatorio para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, los cuales prevalecen en ella hasta su transferencia primaria.

Los titulares de área en su calidad de responsables del archivo de trámite deberán:

A

Llevar a cabo la integración, organización, préstamo y consulta interna, así como la disposición documental de los expedientes en su área o instancia de adscripción, aplicando los instrumentos archivísticos respectivos;

B



Resguardar los expedientes y la información que haya sido clasificada, y

C





Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

Archivo de concentración

Administración de documentos cuya consulta es ocasional y persiste en ella hasta su transferencia secundaria o baja documental.

Los responsables del archivo de concentración deberán:

A


Llevar a cabo la recepción, custodia y disposición documental de los expedientes semiactivos, aplicando los instrumentos de control y consulta archivísticos;

B




Brindar el servicio de préstamo y consulta para las unidades administrativas productoras de la documentación;

C






Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos, y

D








Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

Archivo histórico

Integrado por  documentos que ya cumplieron con su vigencia en el Archivo de  Concentración, y son transferidos para completar su Ciclo Vital al Archivo Histórico, formando el Patrimonio Histórico del Instituto.

Los responsables del archivo histórico deberán:

A


Recibir, organizar y describir los expedientes con valor histórico;

B




Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos;

C






Participar en el Grupo interdisciplinario;

D









Propiciar la difusión de los documentos que tiene bajo su resguardo;

E











Coordinar los servicios de consulta, referencia, préstamo o reprografía, y

F












Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

Normatividad

Instrumentos